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Lokale Geschäftsinhaber: Buchhaltung dient der Gewinnplanung, nicht nur der Vorbereitung auf die Steuerpflicht

Man mag glauben, dass die Einnahmen das Hauptziel eines Unternehmens sind, doch in Wahrheit sind es die Geldströme, die in ein Unternehmen hinein- und herausfließen, die die Türen offen halten. Das Konzept der Einnahmen ist etwas dünn und betrachtet nur die Ausgaben und auch die Einnahmen zu einem bestimmten Zeitpunkt. Das Kapital hingegen ist viel lebendiger in dem Sinne, dass es sich für die Bewegung von Geld in und aus einem Unternehmen interessiert. Es ist besorgt über den Zeitpunkt, an dem die Aktivität des Geldes stattfindet. Die Einnahmen stimmen nicht notwendigerweise mit den zugehörigen Mittelzuflüssen und -abflüssen überein. Das Internet führt dazu, dass Barrechnungen in der Regel der Rückzahlung von Bargeld hinterherhinken, und auch wenn Einnahmen gemeldet werden, kann das Unternehmen einen kurzfristigen Bargeldmangel erleben. Aus diesem Grund ist es notwendig, die Cashflows zusammen mit den voraussichtlichen Einnahmen zu antizipieren. In diesem Sinne ist es wichtig zu wissen, wie Sie Ihre anfallenden Einnahmen in Kapitalerträge umwandeln können. Sie müssen in der Lage sein, ausreichend Bargeld zur Verfügung zu haben, um Ihr Geschäft zu betreiben, aber nicht einmal, um auf mögliche Einnahmen aus anderen Verwendungen zu verzichten.

Warum Buchhaltung benötigt wird

Damit Sie als Geschäftsinhaber besser arbeiten können

Rechtzeitige Entscheidungen zu treffen

Wissen, wann Sie ein Team von Mitarbeitern einstellen müssen

Wissen, wie Sie die Preise für Ihre Artikel festlegen müssen

Sie wissen genau, wie Sie Ihre Ausgaben auszeichnen müssen

Hilft Ihnen zu erkennen, ob Sie expandieren sollten oder nicht

Hilft bei der Planung der Betriebskosten

Beenden Sie Betrug und Diebstahl

Kontrollieren Sie das größte Problem, den inneren Diebstahl

Stimmen Sie Ihre Veröffentlichungen ab und kontrollieren Sie Ihre Werkzeuge

Beschaffung von Ressourcen (hilft Ihnen, den Beteiligten die Finanzen zu erklären).

Finanzierungen.

Investoren.

Was sind die effektivsten Praktiken in der Buchhaltung für kleine Unternehmen, um Ihre gemeinsamen “Unbehaglichkeitsfaktoren” zu beheben?

Arbeiten Sie mit einem Wirtschaftsprüfer oder Buchhaltungsexperten zusammen oder sprechen Sie mit ihm.

Was ist der beste Weg und wie oft sollte man ihn kontaktieren?

Welche Erfahrungen haben Sie in meiner Branche?

Was ist mein Break-even-Punkt?

Kann der Wirtschaftsprüfer den allgemeinen Wert meines Unternehmens prüfen?

Können Sie mir helfen, meinen Service mit Strategien zur Gewinnvorbereitung zu erweitern?

Wie können Sie mich bei der Vorbereitung auf die Steuerpflicht unterstützen?

Was sind einige besondere Überlegungen für meinen bestimmten Sektor?

Um erfolgreich zu sein, muss Ihr Unternehmen rentabel sein. Alle Ihre Dienstleistungsziele lassen sich auf diese einfache Tatsache zurückführen. Aber es ist leichter gesagt als getan, Gewinne zu erwirtschaften. Um Ihr Endergebnis zu verbessern, müssen Sie jederzeit wissen, wie es um Ihr Geld bestellt ist. Außerdem müssen Sie Ihre KPIs aufmerksam verfolgen und erkennen.

Was sind die typischen Rentabilitätskennzahlen, die in einem Unternehmen zu verfolgen sind – wichtige Effizienzkennzahlen (KPI).

Unabhängig davon, ob Sie sich entscheiden, einen Spezialisten zu beauftragen oder es selbst zu tun, gibt es einige Kennzahlen, die Sie auf jeden Fall immer im Auge behalten sollten:.

Eindrucksvolle Kreditorenbuchhaltung: Außergewöhnliche Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen zeigen den Saldo an Bargeld, den Sie Ihren Dienstleistern derzeit schulden.

Durchschnittlicher Geldabfluss: Der typische Geldabfluss ist die Rate, mit der der Kassenbestand Ihres Unternehmens in der Regel jeden Monat über einen bestimmten Zeitraum abnimmt. Ein ungünstiger Geldabfluss ist ein gutes Zeichen, da er darauf hindeutet, dass Ihr Dienst Bargeld erwirtschaftet und sein Geldbestand wächst.

Geldflucht: Wenn Ihr Unternehmen mit Verlust arbeitet, hilft Ihnen der Bargeldpfad dabei, die Anzahl der Monate abzuschätzen, die Sie fortfahren können, bevor Ihr Dienst seine Geldreserven aufbraucht. Ähnlich wie bei der Bargeldschmelze ist ein negativer Pfad ein guter Indikator dafür, dass Ihr Unternehmen seine Bargeldbestände ausbaut.

Bruttogewinnspanne: Die Bruttomarge ist eine Kennzahl, die den gesamten Gewinn Ihres Unternehmens nach Abzug der Kosten für die Entwicklung und das Angebot der Produkte Ihrer Dienstleistung angibt. Es ist eine praktische Kennzahl, um festzustellen, wie Ihre Einnahmen im Verhältnis zu Ihren Preisen stehen, und ermöglicht Ihnen, entsprechende Änderungen vorzunehmen.

Kosten für den Kauf von Kunden: Wenn Sie wissen, wie viel Sie standardmäßig ausgeben, um einen neuen Kunden zu gewinnen, können Sie genau feststellen, wie viele Kunden Sie benötigen, um einen Gewinn zu erzielen.

Kunden-Lebenszeit-Wert: Sie müssen Ihren LTV kennen, um Ihre künftigen Einnahmen zu prognostizieren und die Gesamtzahl der Kunden zu ermitteln, die Sie zur Steigerung Ihrer Einnahmen benötigen.

Break-Even-Faktor: Wie viel Umsatz muss ich machen, damit mein Unternehmen Gewinn macht? wenn Sie diese Zahl kennen, wissen Sie, was Sie tun müssen, um Gewinn zu machen (z. B. mehr Kunden gewinnen, Preise erhöhen oder das Betriebsbudget senken).

Web-Gewinn: Dies ist die einzige entscheidende Zahl, die Sie kennen müssen, damit Ihr Unternehmen ein finanzieller Erfolg wird. Wenn Sie keinen Gewinn erwirtschaften, wird Ihr Unternehmen höchstwahrscheinlich nicht lange überleben.

Vergleichen Sie die Gesamteinnahmen mit denen des letzten Jahres/letzten Monats. Indem Sie Ihre Gesamteinnahmen im Laufe der Zeit verfolgen und vergleichen, können Sie fundierte Serviceentscheidungen treffen und weitaus bessere finanzielle Ziele festlegen.

Typische Einnahmen pro Mitarbeiter. Es ist sehr wichtig, diese Zahl zu kennen, damit Sie sinnvolle Leistungsziele festlegen und Mittel zur Verbesserung Ihrer Geschäftsabläufe erkennen können.

Die folgende Checkliste enthält einen empfohlenen Zeitplan für die Buchhaltung, der Sie mit den Abläufen Ihres Dienstes in Einklang bringt und die Vorbereitung Ihrer Steuerverpflichtungen rationalisiert. Die Genauigkeit und Aktualität der eingegebenen Zahlen beeinflusst die entscheidenden Leistungsindikatoren, die die Entscheidungen des Unternehmens beeinflussen, die auf täglicher, monatlicher und jährlicher Basis in Richtung Gewinn getroffen werden müssen.

Tägliche Buchhaltungsaufgaben.

Überprüfen Sie Ihre tägliche Cashflow-Platzierung, damit Sie nicht “pleite expandieren”.

Da Geld der Treibstoff für Ihr Unternehmen ist, möchten Sie niemals mit leeren Kassen dastehen. Beginnen Sie Ihren Tag damit, zu überprüfen, wie viel Geld Sie zur Verfügung haben.

Wöchentliche Buchhaltungsaufgaben.

2. Transaktionen aufzeichnen.

Zeichnen Sie jedes Geschäft (Zahlungen an Kunden, Geldeingänge von Kunden, Zahlungen an Lieferanten usw.) auf Video auf und verbuchen Sie es täglich oder regelmäßig, je nach Umfang. Obwohl das Aufzeichnen von Geschäften per Hand oder in Excel-Tabellen hilfreich ist, ist es wahrscheinlich weniger kompliziert, ein Buchhaltungssoftwareprogramm wie QuickBooks zu verwenden. Die Vorteile und die Kontrolle übersteigen bei weitem die Kosten.

3. Belege aufzeichnen und abheften.

Bewahren Sie Duplikate aller versendeten Rechnungen, aller Bareingänge (Bargeld, Schecks sowie Bankkarteneinzahlungen) und aller Geldzahlungen (Bargeld, Schecks, Bankkartenerklärungen und so weiter) auf.

Legen Sie eine alphabetisch sortierte Lieferantenliste an (Sears unter “S”, CVS unter “C” usw.), um den Zugriff zu erleichtern. Legen Sie eine Gehaltsabrechnung an, die nach dem Tag der Gehaltsabrechnung geordnet ist, sowie ein nach Monaten geordnetes Kontoauszugsdokument. Ein typisches Verhalten ist es, alle Papierbelege in eine Schachtel zu werfen und zu versuchen, sie zum Zeitpunkt der Steuerverpflichtung zu verstehen. Wenn Sie jedoch nur ein kleines Volumen an Einkäufen haben, ist es viel besser, getrennte Dateien für verschiedene Rechnungen zu haben, die so angeordnet sind, wie sie gefunden werden können. Mit vielen Buchhaltungssoftwaresystemen können Sie Papierrechnungen einscannen und auf physische Dokumente ganz verzichten.

4. Unbezahlte Rechnungen von Verkäufern aufbewahren.

Jede Organisation sollte einen Ordner “überfällige Lieferanten” haben. Führen Sie über jeden Ihrer Lieferanten ein Verzeichnis, das die Rechnungstage, die fälligen Beträge sowie das Fälligkeitsdatum der Rückzahlung enthält. Wenn Lieferanten Rabatte für eine frühzeitige Zahlung gewähren, sollten Sie dies ausnutzen, wenn Sie das Geld zur Verfügung haben.

5. Lieferanten bezahlen, Schecks unterschreiben.

Verfolgen Sie Ihre Verbindlichkeiten und halten Sie Mittel bereit, um Ihre Lieferanten rechtzeitig zu bezahlen, um jegliche Art von Verspätungszuschlägen zu vermeiden und eine gute Partnerschaft mit ihnen zu erhalten. Wenn Sie die Möglichkeit haben, die Zahlungsfristen auf 60 oder 90 Tage zu verlängern, umso besser. Unabhängig davon, ob Sie über das Internet bezahlen oder eine Rechnung per Post schicken, sollten Sie Duplikate der Rechnungen aufbewahren, die Sie mit Hilfe von Audit-Software erhalten haben.

6. Bereiten Sie Rechnungen vor und versenden Sie sie.

Achten Sie darauf, Rückzahlungsbedingungen anzugeben. Viele Rechnungen haben eine Fälligkeit von einem Monat, die am Ende der Rechnung mit “Net 30” angegeben wird. Ohne ein Fälligkeitsdatum werden Sie sicherlich zusätzliche Probleme haben, die Einnahmen für den Monat zu prognostizieren. Um sicherzustellen, dass Sie pünktlich bezahlt werden, verwenden Sie immer einen Rechnungstyp, der die besten Informationen enthält, wie z. B. die Abrechnungsbedingungen, die aufgeschlüsselten Kosten und auch Ihre Abrechnungsadresse.

7. Testimonial Projiziertes Kapital.

Die Verwaltung Ihres Kapitals ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere im ersten Jahr Ihres Unternehmens. Eine Prognose, wie viel Geld Sie in den kommenden Wochen/Monaten benötigen werden, wird Ihnen helfen, ausreichend Bargeld zu buchen, um Rechnungen zu bezahlen, einschließlich Ihrer Mitarbeiter und Händler. Außerdem können Sie fundiertere Unternehmensentscheidungen darüber treffen, wie Sie das Geld investieren wollen.

Alles, was Sie brauchen, ist eine einfache Erklärung, aus der Ihr derzeitiger Geldbestand, die erwarteten Geldeingänge in der nächsten Woche/im nächsten Monat und die erwarteten Bargeldrückzahlungen in der nächsten Woche/im nächsten Monat hervorgehen.

8. Exec Dashboard (regelmäßiges Testimonial).

Dieses Kontrollpanel gibt Ihnen einen “Schnappschuss” Ihrer Operationen auf wöchentlicher Basis.

Es beinhaltet Bargeld, Geld, Forderungen, Verbindlichkeiten, angebotene Produkte, verfügbare Lieferungen, Lieferumschläge, offene Fragen im Geschäft und Bruttogewinnspanne, neue Verkaufserfolge, Kundenverluste, Effizienz des Kundensupports, prompte Versandrate sowie hohe Produktqualität.

Regelmäßige monatliche Buchführungsaufgaben.

9. Saldieren Sie das Scheckbuch Ihrer Organisation.

Ebenso wie Sie Ihr individuelles Bankkonto integrieren, müssen Sie verstehen, dass Ihr Bargeld Organisation Kauf Zugang sind genau monatlich, die Sie mit dem richtigen Geld Platzierung zu tun haben. Die Auflösung Ihrer Bargeld macht es viel einfacher zu entdecken und auch zu beheben, alle Fehler oder Auslassungen – von Ihnen oder von der Bank – in der Zeit, sie zu korrigieren.

10. Bewerten Sie überfällige (“fällige”) Forderungen.

Stellen Sie sicher, dass Sie eine Spalte “Fälligkeit” einfügen, in der Sie die “offenen Rechnungen” durch die Anzahl der Tage, die eine Ausgabe unbezahlt ist, teilen. So erhalten Sie einen schnellen Überblick über die überfälligen Zahlungen Ihrer Kunden. Der Monatsanfang ist ein guter Zeitpunkt, um überfällige Mahnungen an Kunden, Klienten und alle anderen, die Ihnen Geld schulden, zu verschicken.

Am Ende des Geschäftsjahres werden Sie dieses Konto sicherlich noch einmal prüfen, um festzustellen, welche Forderungen Sie an das Inkasso weiterleiten oder durchstreichen müssen, um einen Abzug vorzunehmen.

11. Beurteilen Sie den Stand der Vorräte.

Wenn Sie tatsächlich über Vorräte verfügen, sollten Sie sich Zeit nehmen, um Artikel nachzubestellen, die sich schnell verkaufen, und andere zu identifizieren, die sich nur langsam bewegen und möglicherweise mit einem Preisnachlass versehen oder zwangsläufig gestrichen werden müssen. Durch regelmäßige Überprüfungen (und Vergleiche mit den Zahlen der Vormonate) ist es viel einfacher, Anpassungen vorzunehmen, damit Sie weder unter- noch überversorgt sind.

12. Verarbeiten Sie die Gehaltsabrechnungen und genehmigen Sie die Steuerabrechnungen.

Sie haben zwar eine bekannte Routine für die Entlohnung Ihrer Mitarbeiter (in der Regel halbmonatlich), müssen aber zu verschiedenen Zeitpunkten die Lohnsteueranforderungen auf der Grundlage der Gesetzgebung von Bund, Ländern und Gemeinden erfüllen.

Überprüfen Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen vor der Auszahlung, um zu vermeiden, dass Sie während der folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnungsperiode Anpassungen vornehmen müssen. Ein Lohnbuchhaltungsunternehmen kann all dies tun, um Ihnen Zeit zu sparen und Präzision zu einem erschwinglichen Preis zu gewährleisten.

13. Testimonial Tatsächliche Einnahmen und Verluste im Vergleich zum Budgetplan und auch im Vergleich zu den Vorjahren.

Nehmen Sie sich jeden Monat die Zeit, Ihre zugewiesenen Kosten zu bewerten und sie mit Ihren tatsächlichen Investitionen zu vergleichen. Investieren Sie über oder unter dem Budgetplan? Sprechen Sie über die Abweichungen und unternehmen Sie bei Bedarf etwas dagegen.

Ihre Gewinn- und Verlustrechnung (auch Erfolgsrechnung genannt), sowohl für den aktuellen Monat als auch für das ganze Jahr, gibt Ihnen Auskunft darüber, wie viel Sie verdient und wie viel Sie investiert haben. Vergleichen Sie sie jeden Monat (oder jedes Quartal) mit Ihrem Budgetplan. Wenn Sie Ihre tatsächlichen Zahlen mit den geplanten Zahlen vergleichen, wird deutlich, wo Sie möglicherweise zu viel oder zu wenig ausgeben, so dass Sie Änderungen vornehmen können.

Wenn Sie keinen Ausgabenplan erstellt haben, vergleichen Sie Ihre aktuelle GuV des laufenden Jahres mit der gleichen GuV des Vorjahres, um Abweichungen festzustellen und Anpassungen vorzunehmen.

14. Prüfen Sie den Jahresbericht zum Monatsende im Vergleich zur vorherigen Dauer.

Indem Sie Ihren Jahresbericht zu einem bestimmten Datum, z. B. dem 30. Juni 2015, mit einer Bilanz zu einem früheren Zeitpunkt (31. Dezember 2014) vergleichen, erhalten Sie ein Bild davon, wie Sie Ihr Vermögen und Ihre Verantwortlichkeiten verwalten. Das Geheimnis besteht darin, herauszufinden, was dramatisch gestiegen und/oder gesunken ist, und zu verstehen, warum. Wenn z. B. Ihre Forderungen gestiegen sind, liegt das an den gestiegenen Umsätzen der letzten Zeit oder an den langsameren Zahlungseingängen der Kunden?

Vierteljährliche Prüfungsaufträge.

15. Vorbereiten/Überprüfen der überarbeiteten jährlichen GuV-Preisangabe.

Es ist an der Zeit zu prüfen, wie viel Geld Sie wirklich verdienen, ob Ihr Internet-Vermögen steigt oder sinkt, wie sich Gewinne und Kosten unterscheiden, was diese Veränderungen verursacht hat, wie Sie die Gewinne investieren, wie Sie Schwachstellen erkennen und Anpassungen vornehmen, um Umsatz und Gewinnspanne zu steigern.

16. Überprüfen Sie die vierteljährlichen Gehaltsabrechnungen und nehmen Sie Zahlungen vor.

Sie haben Ihre halbmonatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungen geprüft. Das Finanzamt und viele Bundesstaaten verlangen jedoch vierteljährliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie alle Arten von vierteljährlichen Abrechnungen. Auch hier ist es ideal, wenn Ihr Gehaltsabrechnungsdienstleister diese Berichte fertigstellt und einreicht. Ihre Aufgabe ist es, zu prüfen, ob sie auch tatsächlich vorgelegt werden.

17. Bewerten Sie die Umsatzsteuer und zahlen Sie sie vierteljährlich ab.

Wenn Ihr Unternehmen in einem Staat tätig ist, der Umsatzsteuer verlangt, halten Sie sich unbedingt daran, um hohe Geldstrafen zu vermeiden. Das UNITED STATE Small Business Management (SBA) kann Ihnen helfen, Ihre staatlichen Steuerverpflichtungen zu ermitteln.

18. Berechnen Sie die geschätzte Einkommenssteuerverpflichtung und leisten Sie die Zahlung.

Das Finanzamt und die Bundesstaaten, die Einkommensteuerverpflichtungen haben, verlangen von Ihnen die Zahlung von geschätzten Einkommensteuern. Bewerten Sie Ihre Gewinn- und Verlustrechnung für das laufende Jahr, um festzustellen, ob Sie für dieses Quartal geschätzte Steuern schulden. Ihr Buchhaltungsexperte für Steuerverpflichtungen kann Ihnen bei Bedarf helfen.

Jährliche Buchhaltungsaufgaben.

19. Überprüfen Sie überfällige Forderungen.

Jetzt ist es an der Zeit, wesentliche überfällige Forderungen zu prüfen und zu entscheiden, ob Sie glauben, dass Ihre Kunden letztendlich zahlen werden, ob Sie unbezahlte Rechnungen an ein Inkassobüro schicken oder ob Sie sie zum Abzug freigeben.

20. Bewerten Sie Ihren Bestand.

Überprüfen Sie Ihren derzeitigen Vorrat, um den Wert der nicht verkauften Artikel zu ermitteln. Jede Art der Abschreibung von Vorräten führt zu einer Verringerung Ihrer Steuern zum Jahresende. Wenn Sie unverkäufliche Vorräte nicht auflisten, überbewerten Sie Ihr Vorratsvermögen und zahlen zusätzliche Steuern, die Sie nicht schulden.

21. Füllen Sie die IRS-Formulare W-2 und auch 1099-MISC aus.

Die Steuerbehörde (Internal Revenue Service) hat einen Stichtag am 31. Januar, bis zu dem Sie die jährlichen Gewinne Ihrer Vollzeitbeschäftigten (W-2) und auch der meisten Freiberufler (1099) melden müssen. Zu diesem Stichtag müssen Sie Kopien der Steuerformulare an die Personen versenden, die Ihnen geholfen haben. Hinweis: Für alle Freiberufler, die weniger als 600 Dollar verdient haben, ist eine 1099er-Form nicht erforderlich. Ziehen Sie in Betracht, mit einer E-Filing-Lösung Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden.

22. Überprüfen Sie die Finanzberichte für das gesamte Jahr auf steuerliche Verpflichtungen.

Organisieren Sie sich.

Sammeln und speichern Sie wichtige Unterlagen (nutzen Sie Apps und Kalender zur Unterstützung).

Erstellen Sie E-Mail-Ordner, um Kontoauszüge und Rechnungen zu speichern.

Speichern Sie Verträge und Vereinbarungen.

Verfolgen Sie Kilometer und Autokosten.

Speichern Sie alle erforderlichen Unterlagen für Ihr Unternehmen.

Steuervorbereitung.

Die Vorbereitung der Steuerverpflichtungen ist ein historischer Anblick und kein Ereignis der Einkommensplanung.

Halten Sie alle relevanten Ereignisse fest.

Erkennen Sie alle Abzugsklassen.

Erfassen Sie alle Mahlzeiten.

Besprechungen – was auch immer besprochen wurde/Kalender.

Versuchen Sie, den durchschnittlichen Marktpreis der Branche für Speisen nicht zu überschreiten.

Prüfen Sie zum Zeitpunkt der Steuererklärung die Aufzeichnungen Ihres Unternehmens über das gesamte Jahr sorgfältig, bevor Sie sie Ihrem Steuerberater vorlegen. Bevor Sie Ihre Steuererklärung genehmigen, sollten Sie sie auf der Grundlage Ihrer Wirtschaftsunterlagen für das gesamte Jahr auf Genauigkeit prüfen. Denken Sie daran, dass bei einer Prüfung durch das Finanzamt wegen Unterbezahlung Sie und nicht Ihr Buchhalter für alle Arten von zusätzlichen Steuern, Strafen und auch Leidenschaften aufkommen müssen.

Wenn Sie nicht die Bandbreite haben, all dies selbst zu tun, ist eine fantastische Technik, um mit einem regelmäßigen monatlichen Buchhaltungsservice zusammenzuarbeiten. Wenn Sie Ihre Buchhaltung an einen Fachmann auslagern, wird dies Ihr Leben sicherlich vereinfachen und Ihnen mehr Zeit geben, sich auf die Führung Ihrer Unternehmensgeschäfte zu konzentrieren.

Ein regelmäßiger monatlicher Buchhaltungsprofi wird Ihnen jeden Monat eine Gewinn- und Verlustrechnung, eine Bilanz und eine genaue Abrechnung liefern und damit garantieren, dass Sie die wirtschaftlichen Informationen haben, die Sie brauchen, um die besten Entscheidungen für Ihr Unternehmen zu treffen.